Mikä on tulosten esittelytilaisuuden rooli?
Sarjan edellisissä osissa on käyty läpi esimerkiksi seuraavia asioita:
- Miten tutkimukselle asetetaan selkeä tavoite?
- Miten suunnitellaan tutkimuslomake, joka tukee tavoitteen saavuttamista?
- Miten kerätään laadukas data?
- Miten datan analysoinnissa on huomioitava?
- Miten rakennetaan kiteytetty ja näkemyksellinen tutkimusraportti.
Tulosten esittelytilaisuus on lopulta kuin kirsikka kakun päällä. Kun tutkija on ollut tiiviisti mukana suunnittelussa, analyysissä ja raportoinnissa, hän tuntee datan perin pohjin ja tietää tarkalleen, mitä on esittämässä. Nyt huomion voi kohdistaa pelkästään siihen, miten asiat esitetään.
Olennaista on muistaa, että hyvä esittelytilaisuus ei vain toista raporttia, vaan täydentää sitä. Tutkijan läsnäolon on tuotettava lisäarvoa – annettava kuulijoille jotain, mitä pelkkä raportin lukeminen ei tarjoaisi. Jos esitys jää materiaalin ääneen lukemiseksi, on parempi jättää tilaisuus kokonaan pitämättä.
Mitä onnistunut tulosten esittelytilaisuus vaatii?
On selvää, ettei ole yhtä ainoaa oikeaa tapaa esittää tutkimustuloksia. On kuitenkin olemassa perusperiaatteita, joita kannattaa noudattaa esittelytilaisuudessa – ja jotka pätevät myös moniin muihin esitystilanteisiin.
RENTOUDU JA NAUTI
Kun pohjatyö on tehty huolella ja tutkija tuntee datan sekä esitysmateriaalinsa läpikotaisin, sisällön puolesta ei ole syytä jännittää. Itse esitystilanteessa sen sijaan sopiva määrä perhosia vatsassa on vain hyväksi – se pitää aistit valppaina. Jos esiintyminen tuntuu puhujalle pelkältä rutiinilta, sama tunne välittyy helposti kuulijoille – eikä välttämättä positiivisessa mielessä.
Mitä rennompi esiintyjä, sitä miellyttävämpää häntä on kuunnella. Jos kuulijat joutuvat jännittämään esiintyjän puolesta, heidän keskittymisensä kohdistuu aivan väärään asiaan – itse sisältö jää taka-alalle.
HYÖDYNNÄ OMAA PERSOONAASI
Miksi yrittää olla jotain muuta kuin on? Esiintymistyylin kannattaa aina perustua omaan persoonallisuuteen. Jos esimerkiksi pitää huumorista, sitä voi hyvin hyödyntää – kunhan se pysyy tukevana mausteena, ei koko esityksen pääasiana.
Jos esiintyjä on esiintymistilanteessa aivan erilainen kuin muussa kanssakäymisessä, hän kuulostaa helposti teennäiseltä – ja teennäistä esiintymistä on raskasta kuunnella.
INNOSTU, JA NÄYTÄ INNOSTUKSESI
Laadukas tutkimus on varmasti tuonut esiin löydöksiä, jotka ovat innostaneet tutkijaa. Ne voivat innostaa vielä enemmän niitä, jotka pääsevät hyödyntämään tuloksia käytännössä?
Kun esitysmateriaali rakentuu kiehtovaksi tarinaksi, esiintyjä voi huomata ajattelevansa: “Ette ole nähneet vielä mitään – odottakaas seuraavaa diaa!” Innostus tarttuu, mutta niin tarttuu myös innostumattomuus. Pois siis turha vaatimattomuus ja epävarmuus – anna löydösten ja persoonasi loistaa!
MUISTA VAHVA ALOITUS
Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Jos menettää kuulijoiden kiinnostuksen, sen takaisin voittaminen voi olla lähes mahdotonta.
Tylsää esityksen aloitusta kannattaa välttää kaikin keinoin. Miksi tuhlata esityksen ensimmäiset kymmenen minuuttia tutkimuksen teknisiin yksityiskohtiin? Tuliko yleisö paikalle niitä kuulemaan?
Esityksen yksi kohokohdista kannattaa sijoittaa heti alkuun. Yleisölle on annettava jotain, mikä herättää heidän kiinnostuksensa ja saa heidät uskomaan, että esiintyjällä on oikeasti arvokasta ja kuuntelemisen arvoista sanottavaa. Jotain, mikä nappaa heidät mukaansa ja saa heidät luottamaan siihen, mitä tulet kertomaan.
MUISTA, ETTÄ OLET KERTOMASSA TARINAA
Mitä tarinallisempi raportista syntyi, sitä helpompi sen pohjalta on rakentaa kiehtova esitys. Avain on siinä, että puheen tulee täydentää esitysmateriaalia – ei toistaa sitä. Siksi kannattaa keskittyä havainnollistamaan löydösten taustaa ja kiteyttämään niiden merkitystä.
Hyvin rakennetussa tarinassa jokainen dia ja jokainen puhuttu lause vie kuulijaa johdonmukaisesti kohti loppukiteytystä ja konkreettisia toimenpidesuosituksia. Miksi käyttää dioja, jotka eivät vie tarinaa eteenpäin? Tai näyttää asioita, joista ei ole mitään arvokasta sanottavaa?
KERRO ROHKEASTI OMAT MIELIPITEESI
Tutkijan on tuotava esiin omat näkemyksensä tulosten merkityksestä ja suositukset jatkotoimenpiteistä. Jos esityksen jälkeen kuulijoille ei ole lähtötilannetta selkeämpää, mitä seuraavaksi kannattaa tehdä, oli tilaisuudesta enemmän haittaa kuin hyötyä.
Nykyaikaisen tutkijan tehtävä ei ole vain raportoida dataa, vaan tuottaa selkeitä vastauksia, näkemyksiä ja kannanottoja. Piiloutuminen sen taakse, että “en tunne toimialaa riittävästi” tai “en tiedä kaikkia yrityksen toiminnan yksityiskohtia“, ei yksinkertaisesti ole hyväksyttävää. Jos tutkimuksesta ei voi vetää selkeitä johtopäätöksiä, oli se nollainvestointi.
On hyvä muistaa, että tutkijan vahvat kannanotot eivät ole absoluuttinen totuus – mutta ne ovat usein paras sytyke hedelmälliselle keskustelulle, jossa teoria ja käytäntö nivoutuvat toimivaksi kokonaisuudeksi. Datan pohjalta tutkijalla on kuitenkin usein enemmän tietoa kuin kenelläkään muulla paikallaolijoista.
ANNA YLEISÖLLESI TILAA
Hyvä mittari tulosten esittelytilaisuuden onnistumiselle on se, kuinka paljon yleisö on äänessä. Vuorovaikutus ei synny itsestään – sitä on rakennettava aktiivisesti. Yleisöltä on kysyttävä mielipiteitä ja heitä kannattaa haastaa. Parhaimmillaan myös esiintyjä itse joutuu haastetuksi, mikä on usein merkki aidosta kiinnostuksesta.
Jos yleisö istuu koko esityksen ajan hiljaa, syynä ei todennäköisesti ole se, että esityksen laatu mykisti heidät. Paljon todennäköisemmin viesti ei puhutellut – tai esitystapa oli yksinkertaisesti nuuduttava.
Vuorovaikutus on tärkeää koko esityksen ajan, mutta vasta lopussa yleisöllä on kokonaiskuva siitä, mitä haluttiin sanoa. Siksi loppuun on varattava riittävästi aikaa keskustelulle – ja luonnollisesti, tätä keskustelua kannattaa jatkaa myös esittelytilaisuuden jälkeen.
MUISTA NÄMÄ ASIAT TULOSTEN ESITTELYTILAISUUDESSA:
- Hyvä tulosten esittelytilaisuus täydentää raporttia, ei toista sitä ääneen
- Hyvässä tulosten esittelytilaisuudessa kerrotaan kokonaisuuden kiteyttävä tarina
- Mitä rentoutuneempi ja innostuneempi esiintyjä on, sitä miellyttävämpää häntä on kuunnella.
- Hyvä tulosten esittelytilaisuus on aidosti vuorovaikutteinen tapahtuma
- Kuulijan on saatava tulosten esittelytilaisuudesta irti huomattavasti enemmän kuin siitä, että hän lukisi vain raportin itse
